Talousteema Oy
Talousteema Oy
Etusivu Koulutukset Blogi Verouutiset Talousteema Palaute
Talousteema Oy

Lassi Mäkinen

Kassavirta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuuden
8.4.2021 | © Talousteema Oy

Kassasuunnittelu on suomalaisissa yrityksissä vielä tuiki tuntematon taloussuunnittelun muoto. Sen sijaan yrittäjät kuvittelevat katsovansa tulevaisuuteen budjetteja laatimalla eivätkä huomaa tuijottavansa omaan hihaansa.

Vuosikymmeniä sitten vastasin isoissa teollisuusyrityksissä taloushallinnosta. Työhön kuului myös budjettien laatiminen. Sen jälkeen olin lähes kaksikymmentä vuotta tilitoimistoyrittäjänä ja monet asiakkaani halusivat laatia budjetit vuosittain ja seurata niiden toteutumista kuukausittain.

Nämä kokemukset paljastivat minulle budjetoinnin heikkoudet. Tulosbudjetin laatiminen ei ollut vaikeaa mutta sen tiedot olivat yleensä hihasta vedettyjä.

Kulupuoli rakennettiin edellisen vuoden lukuja korjaamalla prosentuaalisesti. Päätettiin esimerkiksi, että palkkoihin lisätään kolme prosenttia ja muihin kuluihin neljä prosenttia. Nämä prosenttiluvut olivat kotoisin joko hilseestä tai hihasta.

Tuottopuoli koostettiin myyntipäälliköiden tai myyntiedustajien antamista ennusteista. Nuoret ihmiset arvioivat tulevan myyntinsä ylisuureksi. Kun toteutunut myynti jäi pienemmäksi kuin oli budjetoitu, he saivat nuhteita ja pian oppivat, että kannattaa arvioida myynti alakanttiin. Sekä yli- että alimittainen myynti johti vääriin tulevaisuuden arvioihin.

Kun tuotot ja kulut arvioitiin erikseen ja eri tavalla, niiden välillä ei ollut riippuvuutta. Silti niistä saatiin aikaan hyvältä näyttävä tuloslaskelma. Hihasta vedettyjen lukujen vertaamisessa toteutuneisiin lukuihin ei ollut mitään mieltä. Se oli kuin kuukausittain samanlaisena toistuva huono teatteriesitys.

Kassasuunnittelussa ei ole kysymys hihasta vedettyjen lukujen esittämisestä laskelmassa, vaan siinä on kysymys kahdenkertaisesta kirjanpidosta. Kassasuunnitelma ei sisällä ennusteita eikä luuloja, vaan siinä on kysymys tulevaisuutta koskevien nykyhetken parhaiden tietojen kirjaamisesta tulevaisuuden ajankohdille.

Kassasuunnittelu soveltuu kaikenlaisille yrityksille ja yhteisöille. Se perustuu kassavirtalaskentaan ja sen tarkoituksena on pitää huoli siitä, että rahat riittävät.

Vaikka osakeyhtiölakiin on säädetty, että yhtiön tarkoituksena on voiton tuottaminen osakkeenomistajille, silti harva osakeyhtiö tosiasiassa pyrkii siihen. Muissa yritysmuodoissa tällaista tarkoitusta ei ole edes laissa säädetty eikä sellaiseen pyritä. Hulluinta on, että asunto-osakeyhtiöt, osuuskunnat, julkishallinnon organisaatiot ja yhdistykset laskevat voittoa, vaikka niiden tarkoituksena ei ole voiton tuottaminen.

Asunto-osakeyhtiön talousarvion laadinnasta on säädetty asunto-osakeyhtiölaissa. Talousarviosta päätetään varsinaisessa yhtiökokouksessa, joka on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että budjetista päätetään vasta sitä koskevan tilikauden kuluessa. Yhtiö on voinut elää jopa puoli vuotta tilassa, jolloin sillä ei ole yhtiökokouksen hyväksymää talousarviota. Ja laaditun kirjanpidon ja budjetin välissä voi olla jopa kuuden kuukauden epäjatkuvuuskohta.

Asunto-osakeyhtiö voisi muuttaa käytäntönsä niin, että varsinaisessa yhtiökokouksessa päätettäisiin seuraavan tilikauden talousarviosta. Tällöin ei elettäisi tilassa, jolloin yhtiöllä ei olisi yhtiökokouksen hyväksymää talousarviota, mutta sitä laadittaessa kirjanpidon ja budjettikauden välissä olisi enemmän kuin puolen vuoden epäjatkuvuuskohta.

Kassasuunnittelu on maksuperusteista. Tulot kirjataan niille ajankohdille, jolloin niistä saadaan maksut, ja menot niille ajankohdille, jolloin ne maksetaan. Muut vaihtoehdot olisivat lasku- ja suoriteperuste, joita käytetään tulosbudjetoinnin perustana.

Kassasuunnittelua tehdään maksuperusteisuuden lisäksi myös maksumääräisesti. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että myynnit ja ostot esitetään arvonlisäverollisina ja arvonlisäverojen maksut esitetään silloin, kun ne maksetaan Verohallinnolle. Sama koskee palkkoja. Kassasuunnitelmassa nettopalkat ja työnantajamaksut esitetään erikseen, koska niiden maksut ajoittuvat eri kuukausille.

Kassasuunnittelua ei tehdä vuosittain, neljännesvuosittain eikä kuukausittain, kuten budjetointia, vaan sitä tehdään päivittäin tai ainakin viikoittain. Tällä tavoin yrityksen johdolla on koko ajan elävä kuva tulevaisuudesta. Koska maksuja tapahtuu joka päivä, myös kuva muuttuu päivittäin.

Tänään on kassavirtakirjanpidon ja kassasuunnittelun taitekohta. Kirjanpitoa voidaan laatia eiliseen asti. Kassavirtakirjanpito ja kassasuunnittelu muodostavat yhtenäisen ketjun menneisyydestä nykyhetken kautta tulevaisuuteen. Tämän kuvaamiseen riittää yksi graafinen käyrä, joka kertoo, mikä on pankkitilin saldo kunkin päivän lopussa.

Yritysjohtajan seinällä pitäisi olla kuvaruutu, josta kassakäyrä näkyy koko ajan. Kun hän katsoo sitä päivittäin, hän havaitsee sen muuttuvan jatkuvasti. Siitä syntyy elokuvavaikutelma. Elokuvassa liike saadaan aikaan esittämällä useita hieman erilaisia kuvia peräkkäin nopeassa tahdissa.

Elävä kassavirtakuva yrityksen rahan riittävyydestä tulevaisuudessa auttaa yritystä reagoimaan nopeasti.

Tulosbudjetin seurantaraportit tehdään yleensä kuukausittain – joskus harvemmin. Kun yrityksen johto saa raportin, joka osoittaa tuloksen kehittyneen huonosti, ensimmäisenä reaktiona on: ”Ei voi olla totta. Kirjanpidossa on jokin virhe.” Niinpä aluksi ryhdytään etsimään virhettä.

Tuloslaskentaan perustuvasta kirjanpidosta virheen etsiminen on työlästä, kun virhe ei ole mekaaninen vaan se on poikkeama käsitykseen yrityksen todellisesta toiminnasta. Käsitys voi olla virheellinen mutta yhtä hyvin kirjanpidossakin voi olla virheitä. Saattaa kulua kuukausi ennen kuin virhe löydetään tai sitä ei löydetä lainkaan.

Sitten tulee seuraavan kuukauden raportti. Jos myös se osoittaa tuloksen kehittyneen huonosti, vasta tässä vaiheessa ryhdytään etsimään syytä, mistä tämä kehitys johtuu. Menee taas ehkä kuukausi ennen kuin ongelma selviää, jolloin sitä ryhdytään ratkaisemaan ja tähänkin kuluu aikaa.

Kassasuunnittelua tehtäessä reagointi on nopeaa, koska muutokset näkyvät päivittäin. Reagointia nopeuttaa huomattavasti se, että muutokset koskevat tulevaisuutta eikä menneisyyttä, kuten tulosbudjetin raportoinnissa.

Kassasuunnitelmaan kirjataan laskuja, sopimuksia, tilauksia, tarjouksia ja erilaisia suunnitelmia. Siihen kirjataan kaikki se tietous, joka yrityksellä on tänä päivänä tulevaisuuden kassatuloista ja -menoista.

Ostolaskun summa ja maksupäivä ovat tarkasti tiedossa, koska yritys maksaa ne itse. Myyntilaskuissa maksu saattaa tapahtua myöhemmin kuin eräpäivänä riippuen asiakkaan maksuhalusta ja -tilanteesta. Joskus maksu tulee etukäteenkin. Laskujen perusteella nähdään suhteellisen tarkasti noin kahden viikon päähän tulevaisuuteen.

Sopimusten ja tilauksien perusteella tehtävät kirjaukset ovat epävarmempia kuin laskujen perusteella tehtävät kirjaukset, mutta niiden avulla voidaan nähdä pitemmälle tulevaisuuteen kuin laskuista nähdään.

Tarjoukset ovat sekä euromääräisesti että ajallisesti epävarmempia ja epätarkempia kuin laskut, sopimukset ja tilaukset, mutta niiden avulla voidaan nähdä kauemmas.

Pisimmälle tulevaisuuteen nähdään kirjaamalla yrityksen omia suunnitelmia, joita ovat esimerkiksi markkinointi-, rekrytointi- ja investointisuunnitelmat. Niihin pitää kirjata tiedot, milloin rahaa tulee ja menee ja kuinka paljon sitä tulee ja menee.

Kassasuunnitelman tulevaisuuskuva on sitä epätarkempi ja epävarmempi mitä pitemmälle tulevaisuuteen katsotaan. Sitä voi verrata auton tuulilasista kuljettajan silmiin avautuvaan näkymään.

Kun auto tulee vastaan, se voidaan havaita jo kaukana edessä, mutta kuva ei ole tarkka. Vastaantulevan auton merkki saattaa olla epävarma eikä sen kuljettaja ole tunnistettavissa. Näillä tiedoilla ei kuitenkaan ole merkitystä liikenteessä vaan tärkeintä on tietää, että auto tulee vastaan.

Samoin kassavirtanäkymässäkin tärkeintä on tietää, jos rahat uhkaavat loppua tulevaisuudessa. Omani ja eräiden muidenkin kassasuunnittelua tekevien yrittäjien kokemuksen perusteella voidaan todeta, että rahatilanteen näkeminen muutama kuukausi eteenpäin riittää yrityksen pelastamiseksi maksukriisiltä ja konkurssilta.

Kassasuunnittelu ja sen seuraamiseen tarvittava kassavirtakirjapito on yritykselle elintärkeä toiminto.

Kassavirtakirjanpito ei kuitenkaan ole pelkästään kassasuunnittelun seurantamenetelmä vaan se on poikkeuksellisen helppoa ja kustannustehokasta kirjanpitoa, josta tilinpäätökset saadaan aikaan yhtä helposti kuin perinteisestä tuloslaskentaan perustuvasta kirjanpidosta.


Kirjoitussarja kassavirta-ajattelusta:

12.2.2021
Kassavirta-ajattelu 1. Kassavirtalaskenta maanläheistä

27.2.2021
Kassavirta-ajattelu 2. Vahva kassavirta parantaa

12.3.2021
Kassavirta-ajattelu 3. Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaa

26.3.2021
Kassavirta-ajattelu 4. Iso hanke imee kassan kuivaksi

8.4.2021
Kassa-virta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuuden

23.4.2021
Kassavirta-ajattelu 6: Tehokasta kirjanpitoa suoraan tiliotteista

7.5.2021
Kassavirta-ajattelu 7: Kassavirtalaskennan ohjelmistot

jatkuu …

Lassi Mäkinen

Kassavirta-ajattelu 5: Kassasuunnittelu valaisee tulevaisuudenKassavirta-ajattelu 4: Iso hanke imee kassan kuivaksiKirjanpitolautakunnan lausunto tilinpäätöksen allekirjoittamisestaKassavirta-ajattelu 3: Sesonkivaihtelut kurittavat kassavirtaaKassavirta-ajattelu 2: Vahva kassavirta parantaaKassavirta-ajattelu 1: Kassavirtalaskenta maanläheistäMaksullinen verkkolaskutus on kehityksen jarruYhdenkertainen ei ole yksinkertaistaTilinpäätös valmistui heti seuraavana aamunaVaihtoehto Verohallinnon tilitoimistolleVerohallinto perustaa ”ilmaisen” tilitoimistonMiksi kirjanpito-ohjelmia on vaikea käyttää?SapattivuosiEduskunta pudotti pommin kirjanpitolautakunnan pöydälleTilitoimistovero rasittaa tilitoimistojen asiakkaitaYrittäjän nähtävä pitemmälle kuin ekonomistitVerotusta koodataan umpisolmuunKorona jättää jälkiä elämäämmeHallituksella väärä näkökulma työllistämiseenTilinpäätöksissä liikaa klappiaKovia kokeneet ja fiksut pärjäävätYrittäjät nostettiin tikun nokkaan kivitettäviksiPienet tilitoimistot voivat pelastaa SuomenYrittäjän piinakevätValmistaudu lamaan, vaikka se ei tulisikaanKassavirtalaskenta voittaa kuusi nollaAvaan kirjanpitoni ytimenKoodasin uudenlaisen kirjanpitosovelluksenHinta on tunneasia ostajalle ja myyjällePöytäkirja voi olla väärä todisteKompastuin Verohallinnon kielivirheeseenHerätys Verohallinto, elämme 2000-luvulla!Ilmasto-ongelma ei ratkea roskalaatikoillaEi saa suosia pientä tilitoimistoaPerustin osakeyhtiön ja yllätyinMiten tilitoimistot selviytyvät?Piiloverotus raskaampaa kuin avoin verotusTilitoimiston uusi suuntaOvela tilitoimistoalan valtausjuoniKirjanpitolain reliikitRahanpesun valvonta maksaa 355 euroaYrittäjiin kohdistuvaa vihapuhettaKateuden ryydittämää yrittäjien noitavainoaOsakeyhtiö on mainettaan parempiYrittäjä on monen sortin velvollinenSuomalaiset ovat tarkkoja talousasioissaHe ansaitsevat paremman työn ja elämänTilitoimistot tienhaarassa: täysautomaatio vai asiantuntijapalveluOsakepääomarajan poistamisesta tuli torsoTilinpäätökset laaditaan liian vaikeastiKuka maksaa turhan työn?Yrittäjyyden ylistäminen ei enää riitä vaan tarvitaan tekojaSuomen valtiosta on tullut digiterroristiKotitarkastajat nelihenkisiin perheisiin – onko totta?Tulevaisuudessa vain osakeyhtiöitäYötöitä kirjanpitäjille ja palkanlaskijoilleSeuraavaksi valvontakamerat kassoilleSuomen Yrittäjät nujakoi turhaan ay-liittojen kanssaPalkkaennakko ei ole palkka vaan pikavippiTulorekisterissä on päivämäärävirheHallitus mahdollistaa ihmisten säästöjen ryöstämisenKiristyvästä tietosuojasta paineita luottotietoyhtiöillePuolen vuoden musta aukko asuntoyhtiön taloudessa”Joskus tulee virheilmoitus, joka sitten häviää itsestään”Kassavirtahanke täyttää 15 vuottaTulorekisteri – kenen byrokratiaa se keventää?Aika ja raha – yrittäjän kaksi stressiäSuomen valtio tuotti taas tappiotaAllekirjoitettua tilinpäätöstä ei saa muuttaa”Kuuden euron simmi”Miksi taloushallinnon muutokset ajoitetaan vuodenvaihteeseen?Pienet tilitoimistot kyllä pärjäävät, mutta suuret…Tuntemattomat tilinpäätöskaavat suojaavat yrittäjää vainoltaMiten valvonta ”laaditaan”?Miksi yrittämisen byrokratia tuntuu kevyeltä?Arvonlisäverolaki kirjoitettiin kateuden kiimassaVerohallinto järjestää kirjanpitäjien hirttäjäiset tammikuussaSumu laskeutui Suomen talouden ylleYhdenkertainen kirjanpito kummittelee”Posti kulkee, kun Kusti polkee”Puhumattomuus on velallisen pahin virheTelia myy viestipalveluita mutta vastaa viesteihin hitaasti”Itselleen sika kiusan tekee…”Kolmen vuoden säännön anatomiaKirjanpitolaki rikkoo varovaisuuden periaatettaPyhä osinkoverotus – ”Miks kaiken pitää aina muuttua?”Vain muutos on varmaaValoa ikkunoissaOmaVero on huonompi kuin odotinPieni nainen ja iso unelmaTyö on antamista – ei ottamistaPuhelinetujen ennakonpidätykset tarpeetonta näpräämistäAuto kirjanpidossa – auto ei kirjanpidossa – auto jälleen kirjanpidossaVATT:n veroselvitys unohti tärkeimmän investointikannustimenABC-huoltamon kahvilassa on paras veroasiantuntemusMicrosoftille asiakkaat ovat vain lypsykarjaaKuudenkymmenen talousjohtajan harhainen totuusHankasalmi, Hämeenlinna, Oulu ja HelsinkiPienessä yrityksessä ihminen puhuu ihmiselleEduskunnassa saa valehdella mutta ei syyttää valehtelustaSeura-lehti: "Mikä kannustaa yrittämään?"Juha Sipilä haluaa Suomeen 110.000 uutta työpaikkaaJuuri nyt tilitoimistopalveluiden tarve kasvaa”Tämä on aivan hevon humppaa”Tekisinkö tilinpäätöksen vanhan vai uuden lain mukaisesti?
Talousteema Oy
 © Talousteema Oy 2014 – 2021